Gmail. Etiquetas

En esta lección se explica cómo gestionar las etiquetas en Gmail.

La organización de correos en Gmail

De la misma manera que los archivos de un disco duro se organizan en carpetas, tradicionalmente los programas de correo (Eudora, Outlook, Thunderbird, etc.) permitían organizar los correos en carpetas. El usuario (o el propio programa) era el que tenía que ir moviendo los correos de la carpeta de entrada a la carpeta correspondiente.

El problema de la organización en carpetas es que sigue un único criterio de organización y ningún criterio es válido en todos los casos. Por ejemplo,

• Correos organizados por remitente. Para cada persona con la que intercambiamos bastantes correos, creamos una carpeta en la que guardamos todos los correos que nos ha enviado y todos los que hemos enviado nosotros. El problema es cuando tratamos un tema entre varias personas y enviamos el mismo correo a varias personas a la vez. ¿En qué carpeta guardamos en esos correos?
• Correos organizados por tema. Para cada tema (familia, amigos, trabajo, ocio, etc.) creamos carpetas y subcarpetas. El problema es cuando en un correo tratamos varios temas, ¿en qué carpeta guardamos esos correos?
• En los dos casos anteriores, tenemos el problema añadido del paso del tiempo: ¿qué hacemos con los correos antiguos? ¿Los borramos y perdemos toda la información que contienen? ¿Organizamos una carpeta de correos antiguos? El inconveniente es que en ese caso tenemos que buscar siempre en dos sitios, en los correos actuales y en los antiguos.
• Correos organizados por fecha (por años, por ejemplo). El problema es que esta organización no es tal, ya que los correos ya están ordenados por fecha.

Gmail rompió desde sus inicios con el concepto de clasificación por carpetas y en su lugar usa el concepto de etiqueta. Las etiquetas son simplemente palabras o expresiones. Podemos crear tantas etiquetas como queramos y, lo más importante, a cada correo le podemos asociar tantas etiquetas como queramos. Las etiquetas se pueden asignar manualmente o de forma automática y en cualquier momento podemos ver los correos con una determinada etiqueta o hacer búsquedas restringidas a determinada etiqueta.

Al poder asignar varias etiquetas a un mismo correo, las etiquetas son más flexibles que las carpetas. Podemos definir varios criterios distintos de organización y utilizarlos simultáneamente en los correos que nos interese.

Así, organizar los correos en Gmail no es moverlos de la bandeja de entrada a diferentes carpetas, sino simplemente asignarles las etiquetas apropiadas. Todo el correo puede incluso permanecer en la bandeja de entrada. Si por motivos personales preferimos tener la bandeja de entrada vacía, Gmail permite "archivar" los correos, una operación que simplemente deja de mostrar los correos archivados en la bandeja de entrada, aunque podemos recuperarlos en cualquier momento.

Crear etiquetas

Las etiquetas se pueden crear de varias maneras:

A través de la opción "Crear etiqueta nueva"

1. Si no se ve la opción "Más..." en la lista de etiquetas...

   

2. ... hay que situar el cursor en la zona inferior de la lista de etiquetas, y cuando el cursor se convierta en una doble flecha, arrastrar hacia abajo:

   

3. ... hasta que se vea la opción "Más".

   

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Última modificación de esta página: 26 de marzo de 2015

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